Quem nunca sonhou em equilibrar as vidas pessoal e profissional para desfrutar de uma rotina mais tranquila?

Para isso, saber administrar o tempo é fundamental, sobretudo ante à correria do trabalho e às distrações da internet. Apesar de não haver um método universal, que funcione para todos, alguns hábitos podem fazer a diferença em seu cotidiano. Nesse contexto, o primeiro passo é entender o que é mais valioso na sua vida.

Depois, basta definir e planejar o tempo que será dedicado à execução das atividades conectadas ao seu propósito. A seguir, conheça alguns hábitos que podem fazer a diferença na hora de administrar o tempo.

7 dicas práticas para administrar melhor o seu tempo

1 – Separe o urgente do importante

Aprender a priorizar as tarefas é fundamental para melhorar sua maneira de administrar o tempo. Afinal, a tendência comum é que as atividades urgentes tomem o lugar daquelas que são importantes. Com isso, as pessoas nunca têm tempo de concluir projetos que realmente podem mudar suas vidas. Tudo em função de tarefas banais, porém urgentes, que acabam “furando a fila”. Assim, a dica para melhor administrar o tempo é criar listas que incluam as duas categorias: tarefas urgentes e importantes. Em seguida, distribua suas atividades de forma que consiga encaixar ambas ao longo do dia. Para tanto, utilize um caderno de papel, um aplicativo ou até mesmo o método Bullet Journal.

2 – Limpe sua mente

O maior vilão da produtividade é um cérebro atulhado de informações. Afinal, lembrar e organizar projetos, tarefas, reuniões e ideias acaba exigindo muito de sua energia mental. Por isso, o segredo é liberar seus pensamentos, transferindo todo e qualquer tipo de registro para outra plataforma. Essa atitude é também o primeiro dos cinco passos do método GTD, sigla de Getting Things Done. Este conhecido sistema de gestão de tarefas é responsável para tornar o cotidiano menos caótico. Lançado em 2001, o livro homônimo foi traduzido ao português como A Arte de Fazer Acontecer.

Após uma breve análise do que está listado, a dica é organizar as atividades em categorias específicas. Por exemplo: trabalho, leituras, tarefas domésticas… Afinal, administrar o tempo significa colocar a vida toda em ordem. A seguir, avalie o que fazer com cada tarefa: delegar, adiar ou arquivar. Se a ação levar menos de dois minutos para ser feita, faça imediatamente. Depois, reconsidere as prioridades, encaixe novas tarefas e evite a bagunça. Por fim, faça!

3 – Use a estatística

Metas funcionam como uma espécie de filtro para excluir tarefas que não estejam alinhadas com os objetivos. Então anote as suas, identificando-as como de curto, médio ou longo prazo. Não se esqueça, porém, de primeiramente entender o que realmente importa para você. Para além de decidir o objetivo, é necessário trilhar um caminho. Assim, trace planos semanais que reservem espaços para imprevistos. A organização também é um ponto muito importante. Arrume a bagunça, limpe a mesa e a caixa de entrada. Defina horários para responder e-mails e use uma ferramenta digital para salvar anotações e recados. No momento de executar, liste apenas o que você realmente precisa fazer, estime o tempo de cada tarefa e priorize.

4 – Procrastine de propósito

À primeira vista, esta dica parece um absurdo. Porém, vale lembrar que, para termos tempo livre, é preciso procrastinar. Afinal, administrar o tempo apenas em termos de eficiência e priorização não é o suficiente. Especialmente quando o foco é buscar o equilíbrio da vida. Para o consultor e palestrante Rory Vaden, priorizar tarefas não cria mais tempo para outras. Por isso, ele acredita que é preciso ir além da escolha entre urgência e importância. Assim, a verdadeira questão é: o que podemos fazer hoje para tornar o dia de amanhã melhor e mais eficiente? Seu tempo é multiplicado por decisões que, ao longo dos dias, podem liberar espaço na agenda. Para tanto, avalie: se uma tarefa pode ser automatizada, automatize. Se uma atividade não é tão urgente assim, procrastine de propósito. Afinal, se ela pode não ser feita naquele momento, significa que pode ser enviada ao fim da lista. Após vários adiamentos, talvez você crie coragem para eliminá-la de vez da sua rotina.

5 – Desligue

Para quem precisa fugir de aplicativos e redes sociais, o recurso Tempo de Uso inaugurado no iOS 12 é ideal. Com ele, você gerencia limites de utilização adequados a cada aplicativo. Além disso, o Não Perturbe é outro modo eficaz para administrar o tempo. Isso porque ajuda a manter a concentração em momentos importantes do dia. Ou seja: é uma função perfeita para períodos de estudos, reuniões, refeições, lazer ou até mesmo de descanso.

6 – Terceirize

A ideia da terceirização vem dos livros de Tim Ferriss, famoso por ganhar muito dinheiro trabalhando pouco. Combinar renda em moeda forte e custo de vida baixo pode não ser um conceito muito aplicável no Brasil, claro. No entanto, é possível se valer de processos como automatização e terceirização. Exemplo disso é contratar assistentes para executar as tarefas que para você são muito maçantes. Dessa forma, você estará investindo no próprio bem-estar e aprimorando sua forma de administrar o tempo.

7 – Divida os objetivos

Muitas vezes você precisa cumprir uma tarefa que, só de se olhar, provoca desânimo. Nesses casos, a dica é tentar dividi-la em pequenas partes. Assim, pode-se desburocratizar as etapas e agilizar os resultados. Esta é a proposta do Manifesto Agile, cujas ideias principais podem ser vistas neste vídeo do TED Talks. A partir dele, o escritor e roteirista Bruce Feiler demonstra como checklists diários e reuniões matinais com a família melhoram o convívio.

A proposta para individualizar o processo é reduzir o intervalo de planejamento de tarefas. Ou seja, não esperar ter todas as respostas para então lançar um novo projeto. Mas, sim, ir adaptando. Avaliar o próprio desempenho também é fundamental, especialmente para identificar quais obstáculos estão impedindo os avanços do projeto.

Aplicados sozinhos ou juntos, estes sete hábitos podem contribuir para que sua vida esteja em harmonia com os seus propósitos. Se você quer mais dicas de produtividade, confira aqui outros conteúdos do blog iPlace sobre o assunto!

Foto: iStock/sureeporn