Enviar um e-mail no momento certo pode fazer a diferença para receber uma resposta imediata ou esperar o dia todo. Aliás, especialmente no mundo dos negócios, além de sim e não, há outra “resposta” muito popular: o silêncio. Diante disso, quem envia um currículo ou proposta de trabalho, por exemplo, pode se ver num processo angustiante. Afinal, ninguém está livre de cair no limbo dos e-mails não respondidos. De qualquer forma, ter uma mensagem ignorada não significa necessariamente uma rejeição. Afinal, quantos e-mails não lidos você mesmo possui neste momento em sua caixa de entrada – e por quais razões? Então, saiba que existem algumas estratégias capazes de tornar suas mensagens mais relevantes e atrativas aos destinatários. Inclusive, elas são facilmente aplicáveis com o auxílio do iPhone, iPad ou Mac. Descubra-as a seguir:
5 passos para sair da lista de e-mails não respondidos
1. Identifique o melhor horário
Nem sempre o horário em que você envia seus e-mails é o mesmo que as outras pessoas costumam estar online. Logo, pode ser que suas mensagens estejam se perdendo entre tantas outras enviadas na sequência. Diante disso, a dica é tentar identificar quais os hábitos dos seus destinatários quando estão na posição de remetentes. Ou seja: se você já recebe e-mails da pessoa, observe em que momento chegam estas mensagens. Para isso, basta pesquisar pelo nome ou endereço do usuário em sua caixa de entrada. Dessa forma, você conseguirá ter uma boa noção de quando seu destinatário está online ou mais ativo no e-mail.
Aliás, mesmo que os horários não sejam compatíveis, você tem a opção de programar seus envios. Afinal, ainda que o Mail não tenha um recurso de agendamento padrão, é possível usar truques e ferramenta de terceiros. Por exemplo, com o app Automator você consegue automatizar tarefas no Mac sem linguagens complicadas de programação. Ao mesmo tempo, apps como iLater e Mailbutler simplificam a tarefa e podem ser utilizados no iPhone e iPad. Por fim, o próprio Gmail permite programar os envios diretamente em seus dispositivos Apple.
2. Seja breve e objetivo
E-mails longos têm grandes chances de ser ignorados, visto que os destinatários costumam postergar sua leitura. No entanto, frequentemente o tal “outro momento” pode acabar demorando ou até mesmo nunca chegar. Portanto, caprichar no que se escreve como “assunto” é uma boa estratégia para garantir que as mensagens recebam atenção devidamente. Da mesma forma, quanto mais sucinto e conciso for seu texto, melhor. Além disso, é sempre bom investir nos recursos de formatação, tornando o texto mais intuitivo e de fácil compreensão. Por exemplo, usando palavras ou frases mais importantes em bold e colocando links diretamente em palavras – não colar endereços soltos. Aliás, caso seja necessário escrever uma mensagem mais longa, experimente numerar as diferentes questões. Com isso, você diminui as chances de o destinatário esquecer algo (e já o incita a responder em etapas).
Ao mesmo tempo, procure investir na personalização da mensagem para diferenciá-la de um envio em massa ou spam. Dessa forma, a pessoa percebe que se trata de uma comunicação direta e fica mais inclinada a lhe responder. Além disso, reduz-se o risco de ser bloqueado automaticamente como remetente indesejado (precaução que muitos usuários são obrigados a adotar).
3. Destaque pontos em comum
Ainda sobre a personalização da mensagem, considere identificar algo que você tenha em comum com o destinatário do e-mail. Sobretudo se você ainda não o conhece. Com isso, é possível estabelecer uma conexão de maneira mais rápida, mesmo que de forma subjetiva. Afinal, a ideia é despertar a empatia da pessoa que está recebendo seu e-mail. Para tanto, vale demonstrar que você sabe com quem está falando e destacar a importância de estabelecer essa comunicação.
4. Seja específico
Lembre-se de que muitas pessoas são bombardeadas com centenas de e-mails por dia. Nesse sentido, especialmente quem se ocupa de múltiplas tarefas simultâneas fica naturalmente mais seletivo no momento de ler e-mails. Tanto quanto na hora de respondê-los. Por isso, prefira fazer perguntas claras e diretas para obter as informações que deseja. Caso contrário, suas chances de cair no limbo dos e-mails não respondidos irão certamente aumentar. Afinal, pedidos ou declarações muito gerais não motivam ninguém a agir. Assim, antecipe todas as informações desejadas, evitando que o destinatário precise fazer outras perguntas para conseguir lhe responder.
5. Faça um follow-up
Por fim, se você mandou o e-mail e foi ignorado na primeira vez, experimente reenviá-lo. Seja em outro horário, com um assunto diferente ou com nova abordagem. Contudo, é importante considerar quantas vezes esse processo vai se repetir caso a resposta não venha logo. Certamente, isso irá depender de quando (e quanto) você precisa obter determinado retorno. Mas, por óbvio, insistir diariamente não é algo recomendável. Portanto, aguardar uma semana e insistir por mais duas ou três vezes é mais aconselhável – e bastante razoável. Mesmo porque, caso os e-mails não respondidos signifiquem um “não” desde o começo, a insistência não irá piorar a situação. Aliás, há pessoas que – atrapalhadas com seu fluxo de e-mails – dedicam o tempo justamente aos remetentes que mais persistem.
Foto: iStock/NicoElNino14
